Repúdio ao Auto de Incineração publicado pela Secretaria Municipal de Mobilidade – SEMOB

Em nome da comunidade Arquivística, a AABA solicita esclarecimento por parte do secretário de mobilidade de Salvador, o Sr. Fabrizzio Müller Martinez. Associação dos Arquivistas do Estado da Bahia – AABA

Publicado em Arquivistas Bahia


NOTA DE REPÚDIO

Excelentíssimo Senhor Fabrizzio Müller Martinez Secretário de Mobilidade de Salvador/BA.

A Associação dos Arquivistas do Estado da Bahia – AABA vem a público externar com veemência o nosso repúdio ao Auto de Incineração publicado pela Secretaria Municipal de Mobilidade – SEMOB.

O Auto de Incineração foi publicado no Diário Oficial do Município no dia 08 de outubro de 2021, Ano XXXV, Nº 8.129. De acordo com a publicação foi realizada incineração dos processos físicos de apuração de fraude no Sistema de Transporte Coletivo por Ônibus de Salvador, instaurados e concluídos no período de 09/08/2018 a 31/05/2020, o fato ocorreu no dia 29 de setembro de 2021 sob a determinação e Presidência do Sr. Secretário Fabrizzio Müller e com a presença dos integrantes da Comissão Interdisciplinar de Controle e Julgamento – CICJR/SEMOB.

Este ato desrespeita a legislação do Município de Salvador, mais precisamente o Decreto 8.759, de 23 de Outubro de 1990, que traz a seguinte redação, “Os documentos que tenham cessado ou reduzido o seu uso nos órgãos de origem deverão permanecer nos mesmos, de forma organizada, na condição de arquivos intermediários, até que seja elaborado, pelo Arquivo Histórico Municipal, o plano de destinação e tabelas de temporalidade” (art. 1º). O mesmo decreto estabelece ainda que, “ A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários dar-se-á sob a orientação técnica do Arquivo Histórico Municipal, não sendo permitida a eliminação de documentos antes da implantação das tabelas de temporalidade” (art.3º).

Conforme determina a Lei de Arquivos, em seu art. 9º, a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, no âmbito do município, será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Desta forma, a ausência dos instrumentos arquivísticos e da participação do arquivo público municipal, infringe a legislação, uma vez que a eliminação de documentos públicos municipais se faz em desrespeito à Lei federal de Arquivos. Destacamos aqui que, a eliminação de documentos públicos, sem amparo legal e embasamento técnico, provoca o descarte de documentos ainda com seus prazos de guarda vigente e/ou de valor permanente ou histórico, submetendo o gestor público que a autoriza à responsabilidade penal, civil e administrativa.

A responsabilidade penal ora citada pode ser observada no Código Penal no seu Art. 305 que tipifica como crime, Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor, com pena – reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular.

A responsabilidade civil e Administrativa pode ser confirmada na Constituição Federal que traz a seguinte redação, “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem” (art. 216, § 2º). Da mesma forma, a Lei Federal nº 8.159/1991 (“Lei de Arquivos”) determina que “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação” (art. 1º), sendo que “a administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais” (art. 17).

O ato da SEMOB atinge aspectos fundamentais dispostos no Legislação Arquivística. Em primeiro lugar, elimina documentos sem a instituição no Órgão de uma Comissão para Avaliação Documental e sem o Instrumento decorrente dessa avalição que é a Tabela de Temporalidade Documental. Depois, realiza a eliminação de documentos sem observância as legislações federais e as recomendação do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e do Arquivo Nacional , que norteiam municípios e estados quanto a Gestão dos Arquivos Públicos, sendo estes integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar, Decreto Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002, da Presidência da República.

De acordo com as recomendações do Arquivo Nacional a eliminação de documentos públicos deve ser realizada obedecendo as seguintes etapas, elaboração da listagem de eliminação de documentos, publicação do edital de eliminação para dar ciência e oportunidade aos interessados de requererem a retirada ou cópias de documentos e elaboração do termo de eliminação de documentos, o qual deve ser enviado ao arquivo público nesse caso do Município de Salvador. Destacamos aqui que o intervalo entre a publicação do edital de eliminação e a eliminação, não deve ser inferior a 30 dias.

As etapas citadas seguem os procedimentos estabelecidos pela Resolução n 40, de 9 de dezembro de 2014, alterada pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Ainda sobre a publicidade do edital de eliminação os procedimentos podem ser observados na Resolução do Conselho Nacional de Arquivos nº 5 que resolve, “Os órgãos e entidades integrantes do Poder Público farão publicar nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios, correspondentes ao seu âmbito de atuação, os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991” (art.1º). A resolução estabelece também que “Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos (art.2º).

Se não bastasse os procedimentos quanto a eliminação de documentos serem ignorados, o descarte foi realizado através do ato de incineração que, desrespeita a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 do CONARQ o qual estabelece, “a eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida (art.5º). A resolução também estabelece “a escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade. (§ 2°).

Destacamos aqui que o Auto de Incineração dispõe que os documentos foram digitalizados e estão a disposição para consulta, ora Sr. Secretário, o próprio Decreto 10.278 que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais no seu art. 12 diz, “As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.”

Ainda esclarecendo o assunto, de acordo com as recomendações técnicas do Arquivo Nacional, “A eliminação dos originais de documentos de arquivo, após a digitalização, não poderá ser realizada de forma automática. Deverá ser precedida dos procedimentos de avaliação e seleção, e posterior elaboração, aprovação e autorização de Listagem de Eliminações de Documentos (LED), seguindo o estabelecido na Resolução nº 40 do CONARQ, de 2014, alterada pela Resolução nº 44 do CONARQ, de 2020.”

O decreto 10.278, também estabelece requisitos para que essa digitalização tenha valor legal, sendo um deles a certificação digital dos documentos no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil e conter metadados especificados que assegurem a sua recuperação. Desta forma trazemos o questionamento, tais requisitos foram observados?

Assim, diante dos fatos aqui abordados, repudiamos o ato realizado pela Secretaria de Mobilidade Urbana – SEMOB que despreza toda a Legislação Arquivística e retrocede os atos administrativos deste Município.

Em nome da comunidade Arquivística desta cidade solicitamos esclarecimento por parte de Vossa Senhoria.

Associação dos Arquivistas da Bahia – Gestão Novos Contextos (2021-2023)